Электронный образ документа: главные преимущества, основные требования

В наше время под документом может подразумеваться не только бумажный носитель информации, но и электронный файл, который можно хранить на компьютере, посылать по почте, распечатывать, копировать. Как сделать копию паспорта в электронном виде, когда нам нужно удостоверить свою личность дистанционно, скажем, для авторизации на каком-нибудь сайте?

Требования

Уточните заранее, в каком формате нужно сохранить файл и каким должен быть его размер, вам также необходимо знать, какие страницы сканировать.

Обычно требуется только главный разворот с фотографией и страницы со значимыми отметками – регистрацией, семейным положением. Иногда нужна полная электронная копия паспорта, даже пустых страниц. Чем больше страничек нужно отсканировать, тем «тяжелее» будет отправляемый файл. Бывает, что нужно распознавание текста в изображении, то есть графическая информация (картинка) должна преобразоваться в текстовую.

Специальное оборудование

Потребуется специальное устройство, переводящее изображение на бумаге в цифровой формат. Это может быть сканер, фотоаппарат, камера, встроенная в телефон. Чем выше разрешение фотокамеры, тем лучше будет качество отсканированного документа. Для получения качественного изображения без бликов, перекосов, неровностей, чтобы, к примеру, были различимы не только ваши имя и фамилия, но и фото, нужно воспользоваться сканером.

Если же к копии особых требований не предъявляется, можно просто сфотографировать свой документ.

Сохранение

Как сделать электронную копию паспорта, если у вас дома нет сканера – у многих довольно часто возникает такой вопрос? Обратитесь в ближайший торговый центр: как правило, услуги по копированию и сканированию документов оказываются во многих магазинах, торгующих канцелярскими товарами, в фотостудиях. Захватите с собой диск или карту памяти (флешку), на которую вам сохранят скан-копию.

Дома вы просто сохраните файл в нужном формате. Для удобства имя файла задайте латинскими буквами. Теперь с файлом можно работать – послать его по электронной почте или загрузить его в форму на сайте. Перед отправкой убедитесь, что качество изображения соответствует требованиям, текстовые данные читабельны, а вас на фото можно узнать.

Безопасность

Будьте внимательны и пользуйтесь только проверенными ресурсами, чтобы личные данные не попали в руки к мошенникам. И помните: без вашего согласия ни одна солидная организация не будет использовать документы или их копии, содержащие персональные сведения.

Как уплатить госпошлину на загранпаспорт: видео

Что нам понадобиться? Зарегистрированный личный кабинет на портале госуслуг и сканер главных страниц паспорта. Это наиболее современный, и легкий способ получения справки об отсутствии или наличии судимости, но для него вы должны быть зарегистрированы на сайте электронного правительства gosuslugi.ru. Если вы еще не зарегистрированы там, то настоятельно советую вам это сделать, ибо очень полезный для многих нужд ресурс. Если с этим есть проблемы, читайте статью, как зарегистрироваться на сайте госуслуг, а если не хотите регистрироваться тогда вам подойдет стандартный вариант получения этого документа.

Внимание!!! Если по какой-то причине вам требуется получить справку об отсутствии судимости срочно за несколько дней или же вы находитесь в другом городе или стране, то читайте эту статью или сразу воспользуйтесь услугами этого сайта.

Способ второй – через сайт государственных услуг

1. И так вы зарегистрированы на сайте электронного правительства. Заходим в свой личный кабинет. Выбираем раздел Электронные услуги – а в нем — Министерство внутренних дел Российской Федерации (на рис 1 подчеркнуто красным).

   Рис. 1. Выбор ведомства

2. Далее в разделе МВД ищем пункт «Выдача справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования» (см. рис 2) и открываем его в новом окне.

   Рис. 2. Выбор услуги

3. Переходим в окно, где открыта справка о судимости. Там можете почитать справочную информацию об этой услуге, необходимые документы, стоимость (эта справка пока бесплатна) и прочее. Ознакомившись с информацией, жмем кнопку получить услугу (рис 3).

   Рис. 3. Получение услуги

4. В следующем окне снимаем галочку напротив «Использовать ЭП» если конечно у вас нет электронной подписи. Жмем далее (рис 4).

   Рис. 4. Электронная подпись

5. Заполняем заявление.
   1. Сведения о заявители и получатели. Роль заявителя – выбираем нужный вариант. Я рассмотрю случай, когда выбрано – «Лично». Заполняем способ получения ответа – выбираем нужный вариант. Я рассмотрю вариант «Лично в ИЦ/ГИАЦ». (Поступает очень много вопросов что такое ИЦ/ГИАЦ? ГИАЦ — это главный информационный аналитический цент всего МВД России, а ИЦ — это информационный центр, отделение ГИАЦ России непосредственно в вашем регионе. Очень грубо говоря — это все одно и тоже — это отдел при МВД, который занимается оформлением и выдачей различных документов, в том числе и нужной нам справки о судимости или ее отсутствии.) Заполняем сведения о заявители. Некоторые поля заполнятся автоматически на основе ваших регистрационных данных. Далее заполняем Место рождения (рис 5a).

      Рис. 5.a. Заполнение данных

   2. Заполняем Контактные сведения. Ваши данные должны подставиться автоматически. Вводим e-mail для уведомлений о процесс оказания услуги и контактные телефоны (рис 5b). Заполняем сведения документа удостоверяющего личность. Из выпадающего списка выберите нужный документ и введите, если потребуется его данные. Я рассмотрю вариант, когда выбран паспорт гражданина РФ (рис 5b).

      Рис. 5.b. Заполнение данных

   3. Заполняем адрес регистрации. Заполняем поля согласно адресу, по которому вы зарегистрированы, ничего сложного тут нет (рис 5c).

      Рис. 5.c. Адрес регистрации

   4. Заполняем фактический адрес проживания лица. Тоже ничего сложного тут нет. Вводим в поля соответствующие данные. Если адрес регистрации и адрес фактического проживания совпадают – поставьте галочку в соответствующем поле (рис 5d).

      Рис. 5.d. Фак. адрес проживания

   5. Электронный образ документа удостоверяющего личность. Здесь, после нажатия кнопки загрузить, необходимо, выбрать файл со сканом паспорта. Внимание!!! На сколько мне не изменяет память, в одном документе должен быть скан главной страницы паспорта и страницы прописки. Иначе заявление будет возвращено на доработку. Так же внимательно ознакомьтесь с требованиями к загружаемому файлу (рис 5e). Заполняем Регион нахождения ИЦ – выбираем из списка ИЦ своей области, все просто. Затем жмем кнопку далее.

      Рис. 5.e. Загрузка документов

6. Заполняем прежние ФИО лица, подлежащего проверки. Впишите свои настоящие или если меняли прошлые ФИО. В поле Прежний регион проживания выберите нужный регион (рис 6). В самом низу выберите способы уведомления вас о ходе предоставления услуги. Советую выбрать все три способа, sms, e-mail и push – звонок по телефону. Из трех предложенных скорей всего будет задействован или способ sms или e-mail, на телефон мне не разу не звонили, все время присылали электронные письма (рис 6). Все. Теперь жмем кнопку подать заявление, и оно отправляется в ведомство.

   Рис. 6. Прежние данные

Хотел в этой же статье рассказать, как ставится апостиль на справку о наличии отсутствии судимости через портал госуслуг, но решил рассказать это в отдельном одноименном посте.

‭

Под электронным образом документа принято понимать его электронную копию, но изготовленную на бумаге. Электронный образ для онлайн-портала Госуслуги можно создать путем сканирования оригинала.

Понятие электронного образа документа

Консультация юриста бесплатно

Документы, отсканированные на бумаге, требуются при посещении каждой организации или учреждения. Каждый гражданин при оформлении бумаг на что-либо, сталкивается с необходимостью создания электронных образов. Во многих учреждения (к примеру, в судебной практике) требуется их заверение в установленном порядке.

К электронным образам предъявляется целый ряд требований:

1. Масштаб ксерокопии должен составлять 1:1, допустимые цвета — черно-белый или серый. Цветная печать целесообразна, когда бумага содержит какие-то элементы графики или текст, выполненный в цвете. Но даже в этом случае цветная печать будет присутствовать, если это имеет значение (к примеру, как-то повлияет на рассмотрение дела в суде).
2. Образ должен содержать все те же реквизиты и признаки, указывающие на его подлинность, которые присутствуют у оригинала. Это важно, когда дело касается печати или углового штампа.
3. Допустимый формат файла — PDF, размер его не должен быть больше 30 Мб.
4. Каждый образ должен быть отдельным файлом, также должно быть название. Благодаря им упрощается идентификация бумаг и их объема.
5. На образе не должна стоять защита от копирования. Они должны быть пригодными к работе (то есть к повторному копированию). Не допускается наличие на них мультимедийных элементов, скрытых сценариев на каких бы то ни было языках программирования. Важно понимать, что электронный образ не заменит оригинал.
6. Образ заверяют как простой подписью, так и усиленной.

Электронный документ

Консультация юриста бесплатно

Это еще одно понятие, зачастую ошибочно его путают с электронным образом. Как раз электронный документ — это информация, представленная в электронном формате. В данном формате информацию принимаются для работы на компьютерах. В данном случае отсутствует предварительное создание справок на бумаге. Но даже здесь должна присутствовать подпись. Основное отличие такого документа от образа состоит в том, что первый изначально изготавливаются в электронном виде.

Важно! Есть также разделение в полномочиях сотрудников: одни имеют право подписывать электронные образы, другие — электронные документы.

К таким документам предъявляются иные требования:

1. Формат PDF обязателен, как и возможность копировать текст: суд может принять только его.
2. Все прочие прилагаемые файлы должны иметь аналогичный формат. Там, где есть графические элементы, допустимы еще форматы JPEG (JPG), PNG, TIFF.
3. Размер — до 30 Мб.
4. Каждая бумага представляет собой отдельный файл со своими названиями.
5. Никаких посторонних элементов файлы содержать не могут, они должны быть готовы для копирования и печати.
6. Электронная подпись — только квалифицированная. Она должна располагаться в отдельном файле. То же самое касается подписей разных людей: каждая подпись будет в отдельном файле.

Такие документы удобны тем, что позволяют быстро выполнить любую работу, не допустить ошибок. Такие файлы смогут подписать все нужные лица, даже если в этот момент они находятся далеко друг от друга. На этом экономится масса полезного времени и денег. Электронный архив — это возможность избежать множества бумаг в кабинетах, под который порой выделяются отдельные площади. Электронные бумаги содержатся как в архивах, так и на специальных носителях — флеш-картах, дисках, дополнительном оборудовании.

Электронный документ и электронная подпись

Для того чтобы каждый из этих бумаг имел юридическую силу, их заверяют электронной подписью. Для того чтобы такая подпись считалась действительной, она должна соответствовать следующим требованиям:

1. Сертификат ключа должен быть актуальным.
2. Должны присутствовать доказательства, указывающие на время подписания того или иного файла.
3. Подтверждение подписи должно содержаться в том же файле, где ее используют.
4. Использование подписи должно происходить по прилагаемому к ней сертификату. Такой сертификат получают в тех же удостоверяющих центрах, что и сами подписи. Клиент предоставляет USB-носитель, и сотрудники центра скидывают на него нужные для работы ключи и сертификаты, без них визирование файлов невозможно. Только печать, созданная по всем правилам, делает электронные справки равными по с бумажной документацией.

Виды электронных документов

Так как электронных бумаг много, выделяют их классификации:

1. По типу содержимого. То есть они могут содержать разные файлы: тексты, графику, мультимедиа, анимацию, звуки.
2. По доступности. Здесь подразумевается открытость или скрытность доступа из-за наличия какой-то тайны. Если файл скрытый, то его просмотреть могут только избранное количество людей. Такие справки содержать коммерческую или государственную тайну.
3. По присутствию электронной подписи. Если на бумаге стоит такая подпись, по ней можно узнать ее автора. Благодаря подписи это юридический файл. Без подписи — это электронный скан.
4. По отраслям: документообороту каждой отрасли присущи свои бумаги, они отличаются собственной спецификой.

Зачем нужен электронный документооборот?

Электронный документооборот важен в любой организации, причем на всех ее ступенях от руководства до простых служащих. Он помогает минимизировать время поиска нужной справки, быстро создавать необходимые подборки, облегчает контроль за соблюдением дисциплины, ускоряет подписание бумаг у начальства. С помощью документооборота можно бесконечно долго хранить все нужные сведения, создавать шаблоны, согласовывать их, налаживать автоматический контроль за сроком действия договоров и лицензий, формировать комплекты бумаг для разных целей.

Электронный документооборот — это способ отправлять бумаги между организациями и компаниями в кратчайшие сроки, избегая задержек и просрочек. Стоит только все наладить, и система документооборота будет сама отправлять справки в нужные сроки и в нужные места. Для компаний это великолепный способ сэкономить средства на рисках, которые возникают из-за ошибок в отправке бумаг из-за их утери.

Важно! Малый и средний бизнес тоже получает преимущества от электронного документооборота: сокращается время заключения сделок, деньги своевременно отправляются по назначению, стабилизируются доходы.

Электронный образ для Госуслуг

Портал Госуслуги вошел в обиход граждан. Туда обращаются в разных ситуациях, но в любом случае необходимо предоставлять тот или иной пакет бумаг. Для удобства пользователя в личном кабинете можно сохранить копии всех личных справок, но их данные предварительно необходимо подтвердить в МФЦ. Наличие бумаг в личном кабинете в разы упрощает заполнение анкет для получения разных услуг.

Граждане могут быть уверены в сохранности и конфиденциальность личных данных, так как все они защищены системой шифрования. Даже если система будет взломана, этими данными никто не воспользуется с преступными намерениями. Только по желанию пользователя госслужащий или сотрудник МФЦ получит временный доступ к личным данным. Временной интервал, в течение которого будет открыт доступ, пользователь также волен выбрать сам.

Требования к документам на Госуслугах

Для получения разных услуг через портал Госуслуги потребуется несколько отличающийся друг от друга пакет бумаг. Но вне зависимости от комплектации пакета, к справкам предъявляются единые требования.

Главный документ любого гражданина РФ — это паспорт. На портале из него следует представить разворот, содержащий сведения о самом владельце, о его регистрации по месту жительства (или о снятии с него), воинской обязанности. Если паспорт будет представлен не в той мере, в которой должен, то это будет основанием для отказа в большинстве услуг.

Для того чтобы представить паспорт на портал, его нужно отсканировать в формате с высоким сжатием. Это формат jpg (jpeg). Допустимое качество изображения — 200 DPI. При низком разрешении паспорт будет плохо читаемым, следовательно, его портал не примет. Если же сделать копию в высоком разрешении, то получится только одна страница, вместо необходимых 5-6.

Остались вопросы, проконсультируйтесь у юриста (бесплатно, круглосуточно, без выходных):

• МОСКВА: 8 499 938 49 42
• САНКТ-ПЕТЕРБУРГ: 8 812 425 61 37
• РЕГИОНЫ РФ: 8 800 350 29 87

Четверг, 18 мая 2017 11:37

5 шагов для получения госуслуг в электронном виде

• размер шрифтауменьшить размер шрифтаувеличить размер шрифта
• Эл. почта

Впервые в России о переводе услуг в электронный вид заговорили еще в 2002 году, и только в 2008 году работа по переводу госуслуг в электронный вид вошла в наиболее активную стадию. В декабре 2009 года был введен в эксплуатацию Единый портал госуслуг, который стал действенным инструментом доступа к государственным услугам в электронном виде.

1. Заведите Личный кабинет на портале  госуслуг Сделать это необходимо только один раз, а в дальнейшем потребуется просто обращаться на портал по любым вопросам, в том числе для пользования государственными или муниципальными услугами. Для регистрации личного кабинета на сайте gosuslugi.ru понадобятся только ваши паспортные данные, СНИЛС, номер мобильного телефона или адрес электронной почты. СНИЛС, который используется в качестве идентификатора на портале госуслуг, – это номер, указанный в верхней части зеленого ламинированного страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования.  Еще нужно будет сходить в один из центров обслуживания пользователей (https://esia.gosuslugi.ru/public/ra/), чтобы там проверили и подтвердили вашу личность. Это проще, чем кажется: можно зайти в офис «Центра социальных выплат», где вас не только проконсультируют о порядке получения мер социальной поддержки, но и удостоверят вашу личность в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА), что позволит вам осуществлять подачу заявлений через портал. Для входа на сайт используется логин и пароль, которые устанавливаются пользователями во время регистрации. В качестве логина могут быть использованы номер телефона, номер СНИЛС или адрес электронной почты. Обратите внимание, ваш пароль должен состоять из комбинации букв разного регистра и цифр, что увеличит степень надежности защиты ваших персональных данных. Конфиденциальность сведений гарантируют современные механизмы шифрования – весь обмен данными происходит по защищенным каналам связи. 

2. Заполните личные данные в кабинете Личный кабинет — ваш центр управления госуслугами. Он знает ваши личные данные, помнит ваши платежи и следит за обращениями в ведомства. Здесь же видно — числятся ли за вами долги по налогам или судебные задолженности. В нем можно хранить все необходимые сведения, чтобы по многу раз не вводить личные данные при обращении за новыми услугами. Личные данные следует заполнять внимательно и аккуратно, в полном соответствии с имеющимися документами. Электронная анкета проста и понятна для заполнения.

3. Сфотографируйте все документы Сделайте скан-копии всех важных документов: паспорта, загранпаспорта, ИНН, СНИЛС, свидетельств о рождении детей, трудовой книжки. Сохраните файлы так, чтобы у вас был доступ к документам с компьютера или телефона. Если под рукой нет сканера — сфотографируйте документы на смартфон, это тоже годится. Так документы никогда не потеряются. Когда понадобится заполнить какое-нибудь заявление, все нужные данные будут под рукой. Если на портале госуслуг нужно будет отправить копии документов, не придется бежать к сканеру — все уже готово, надо только прикрепить файлы.  Важный совет- займитесь документами заранее. Всегда есть более неотложные дела, но когда нужно будет срочно оформить заявление, вы поблагодарите себя за вовремя сделанные копии.

4. Подайте электронную заявку на получение услуги После авторизации (введения логина и пароля) следует выбрать регион пребывания – эта возможность доступна в меню «Ваше местоположение», которое находится в верхней части сайта. От региона зависит состав списка доступных государственных услуг. Далее необходимо выбрать нужный тип государственных услуг и направить заявление в соответствующий орган власти. Поиск услуги можно осуществить в специальной строке, использовав меню «Популярные услуги», «Все услуги», а также с помощью ссылок на электронные адреса. Список услуг Департамента социального развития Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, заявления на которые можно подать в электронном виде через портал государственных услуг, расположен по адресу:https://www.gosuslugi.ru/structure/8600000010000303860. Выбрав в списке необходимую электронную услугу, переходим к ее оформлению в он-лайн режиме. Следует заполнять все поля электронного заявления, отмеченные звездочкой. Поля с данными, содержащимися в вашем личном кабинете, будут автоматически заполнены. В полях с отметкой «Выбрать» необходимо указать один из вариантов ответов. Еще необходимо будет прикрепить электронные образы документов, но это не проблема, ведь вы об этом позаботились заранее. Оформление заявления заканчивается нажатием кнопки «Подать заявление» в правом нижнем углу экрана. Заявлению присваивается уникальный номер, и в режиме он-лайн оно направляется в соответствующий орган власти на исполнение. Теперь, в установленный регламентом срок, в ваш кабинет на портале госуслуг придет уведомление о результате рассмотрения обращения. В случае отказа, на каком-либо этапе проверки заявления, его статус будет изменен, а в дополнительной информации будет указана причина отказа. Следите за сообщениями в своем личном кабинете.

Обращаем внимание, что при обращении за отдельными видами пособий нет необходимости предоставлять документы, услуга предоставляется только на основании заявления: — назначение и выплата единовременного пособия при одновременном рождении 2-х и более детей: https://www.gosuslugi.ru/73929/2 — назначение и выплата единовременного пособия при рождении второго ребенка: https://www.gosuslugi.ru/73929/4 — выплата единовременного пособия при рождении первого ребенка в течении двух лет со дня регистрации его родителями брака в органах записи актов гражданского состояния: https://www.gosuslugi.ru/73929/5/ — назначение и выплата единовременного пособия при рождении третьего и последующих детей: https://www.gosuslugi.ru/73929/7 — назначение и выплата ежемесячного пособия многодетным семьям:https://www.gosuslugi.ru/73929/8 -назначение и выплата ежемесячного социального пособия на детей, потерявших кормильца (для лиц старше 18 лет предоставляется без посещения КУ «Центр социальных выплат Югры» независимо от места рождения): https://www.gosuslugi.ru/73929/9 — назначение и выплата ежемесячного социального пособия на детей-инвалидов: https://www.gosuslugi.ru/73929/10 — назначение и выплата компенсации расходов на оплату коммунальных услуг многодетным семьям: https://www.gosuslugi.ru/73929/12 — заявка на выдачу справки о неполучении единовременного пособия при рождении ребенка, ежемесячного пособия по уходу за ребенком: https://www.gosuslugi.ru/75965/1/info — заявка на выдачу справки о нахождении (отсутствии) на учете в качестве получателя мер социальной поддержки в казенном учреждении Ханты-Мансийского автономного округа — Югры «Центр социальных выплат Югры» с указанием информации о выплатах:https://www.gosuslugi.ru/58225/4/info

5. Получите результат оказания услуги  Часть электронных госуслуг вы получаете не выходя из дома, а другую часть, частично дистанционную — без очередей, в назначенное время. Уведомление о необходимости личного посещения поступает в личный кабинет заявителя. В предложенное время необходимо явиться в ведомство для предъявления оригиналов документов или получения справок, удостоверения и т.д. Частично дистанционные услуги тоже экономят время. Вы придете в ведомство один раз вместо двух, электронное заявление и документы проверят заранее, вас примут в удобное для вас время.

Важный совет- зарегистрируйтесь на портале госуслуг и посмотрите, чем он может вам помочь. Выберите из самых популярных или изучите все услуги портала. В любой непонятной ситуации открывайте госуслуги. Это проще, чем кажется.

часы работы: понедельник с 9.00 до 18.00,  вторник — четверг с 9.00 до 17.00,  перерыв на обед с 13.00 до 14.00.

Новикова Наталья Геннадьевна, начальник филиала в г.Югорске КУ «Центр социальных выплат Югры».  

Прочитано 2075 раз НаверхИспользуемые источники:

• https://zagrandok.ru/pasport/obshhie-voprosy/elektronnaya-kopiya-pasporta.html
• http://tovmeod.ru/dokumenty/kak-poluchit-spravku-ob-otsutstvii-nalichii-sudimosti-cherez-gosuslugi.html
• https://mfc-list.info/jelektronnyj-obraz-dokumenta-dlja-gosuslug.html
• http://ugorskinfo.ru/index.php/novosti/poleznaya-informatsiya/24-poleznaya-informatsiya/984-5-shagov-dlya-polucheniya-gosuslug-v-elektronnom-vide