Можно ли отчитаться в Пенсионный фонд по почте?

Актуально на: 19 октября 2016 г.

Образец описи для отправки СЗВ-М – 2016 по почте

Организации и ИП с работниками начиная с отчетности за апрель 2016 года обязаны ежемесячно сдавать на застрахованных лиц индивидуальные сведения по форме СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При этом если страхователь должен отчитаться о небольшом количестве работников – не более 24 человек, то он может направить этот отчет в ПФР на бумажном носителе (ч. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Для многих плательщиков взносов это достаточно удобный вариант представления СЗВ-М, поскольку не у каждой небольшой организации или предпринимателя есть возможность приобретать программные средства, обеспечивающие сдачу пенсионной отчетности в электронном виде.

Вместе с тем ехать в отделение ПФР, чтобы сдать СЗВ-М лично, хотят далеко не все и спрашивают: можно ли сдать СЗВ-М по почте? Да, СЗВ-М можно отправить по почте, как и многие другие налоговые, бухгалтерские или статистические документы. Но письмо должно быть с описью вложения.

Скачать форму СЗВ-М (утв. Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п)

СЗВ-М – 2016: как сдавать почтой

Отправлять СЗВ-М по почте лучше, конечно, не просто в конверте, а ценным письмом с описью вложения. Опись обязательно составляется в 2 экземплярах: один вкладывается в конверт, другой остается у отправителя (п. 154 Почтовых правил, приняты Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи 22.04.1992).

Кстати, в готовый бланк описи по форме Ф 107 можно вносить изменения. Или вовсе оформить ее так, как вам больше нравится. Главное, чтобы в ней были отражены все необходимые сведения:

• адрес и наименование получателя;
• отправитель;
• наименования вложенных в письмо документов и их количество.

Также в описи должна быть указана объявленная ценность пересылаемых предметов. При отправке документов ценность проставляется условно и может быть указана в целом за весь пакет одной суммой (п. 154 Почтовых правил, приняты Советом глав администраций связи Регионального содружества в области связи 22.04.1992).

Составить свою опись вы можете в соответствии с образцом ФГУП «Почта России» (Приложение № 1 к Порядку, утв. Приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п) или взять за основу наш образец.

Образец описи для отправки СЗВ-М – 2016 по почте

Также читайте:

• Новая форма СЗВ-СТАЖ
• Срок сдачи отчетности ПФР в 2019 году

03 июля 2019 Можно ли СЗВ-М отправить по почте? Ответ на этот вопрос содержат нормы того законодательного акта, которому подчинены правила работы с данным отчетом. Что же это за правила и можно ли СЗВ-М сдать по почте в соответствии с ними, читайте об этом в нашем материале.

Что такое СЗВ-М?

Какие существуют способы сдачи СЗВ-М?

Можно ли отправить по почте СЗВ-М?

Когда нужно сдать СЗВ-М?

Итоги

Форма СЗВ-М является представляет собой ежемесячную отчетность, представляемую в ПФР работодателями, — это предусмотрено п. 2.2 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Данный отчет содержит следующую информацию о сотрудниках, работавших у работодателя в отчетном месяце:

• Ф. И. О.;
• СНИЛС;
• ИНН.

Об особенностях указания реквизита ИНН в отчете СЗВ-М см. публикацию «ИНН в форме СЗВ-М стал не обязательным».

Заполнив необходимые сведения о каждом сотруднике, организации и ИП направляют отчет в ПФР. При этом допустимые варианты отправки поставлены в зависимость от числа лиц, на которых подаются данные за отчетный период (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ):

• 25 человек и более — форма представляется исключительно в электронном виде (по телекоммуникационным каналам связи).
• Менее 25 человек — возможна подача на бумажном носителе. Самый распространенный вариант сдачи отчета на бумаге — это лично явиться в ПФР для его представления.

А можно ли сдать бумажную СЗВ-М по почте? На этом подробнее остановимся далее.

Действующее законодательство не запрещает СЗВ-М сдать почтой в связи с тем, что сдача отчета на бумаге, как уже отмечалось, допустима. Но для этого должно соблюдаться условие о непревышении числа лиц, попавших в отчетность (не более 24 человек).

Перед отправкой отчета почтой необходимо составить опись вложения в письмо, на которой будет стоять отметка почтового отделения с датой его отправки, что в случае необходимости сможет подтвердить своевременность сдачи СЗВ-М.

О порядке составлении описи при отправке формы почтой см. статью «Как правильно составить опись документов — образец?».

Если же работодатель решит представить СЗВ-М в ПФР почтой, но при этом отчитается за 25 человек и более, то его оштрафуют на 1 000 руб. в связи с нарушением способа отправки отчета (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Убедившись в том, что СЗВ-М можно отправить по почте, перейдем к вопросу о том, в какие сроки это необходимо сделать.

Сроки сдачи СЗВ-М едины для представления отчета как на бумажном носителе, так и в электронном виде: до 15-го числа каждого месяца, следующего за окончанием отчетного месяца. В 2016 году эта дата соответствовала 10-му числу.

Возможен перенос сроков сдачи отчета при их выпадении на выходные или праздничные дни (письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844).

При нарушении срока представления формы к работодателям будет применен штраф 500 руб. за каждого сотрудника, сведения о котором оказались поданными с опозданием (ст. 17 закона № 27-ФЗ). Кроме того, должностные лица подвергнутся административной ответственности в виде штрафа от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

О том, имеются ли свои санкции для ситуации несдачи отчета, читайте в статье «Какой штраф за несдачу отчета СЗВ-М?».

Форма СЗВ-М имеет довольно простой вид, в связи с чем работа с ней на практике вызывает не очень много вопросов. Ответ на один из них — «Можно ли сдать СЗВ-М по почте?» — является положительным, но воспользоваться таким способом смогут только те работодатели, число попавших в отчет лиц у которых не превышает 24 человек.

23 июля 2010 г. 13:08Архив Компания ГАРАНТ

Организация планирует произвести отправку сведений персонифицированного учета (форма РСВ-1) в Пенсионный фонд по почте заказным письмом с описью вложений. В письмо будут вложены отчеты в бумажном и электронном виде, заполненные с помощью программы, предлагаемой Пенсионным Фондом. Примет ли ПФР отчет, представленный таким способом?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

По нашему мнению, организация вправе представить Расчет по форме РСВ-1 ПФР по почте заказным письмом с описью вложений.

Обоснование вывода:

С 1 января 2010 года вступил в силу Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, территориальные фонды обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ).

Форма РСВ-1 ПФР «Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд РФ, страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам» (далее — Расчет) утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 N 894н.

В соответствии с п. 2 ч. 9 ст. 15 Закона N 212-ФЗ до 1-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, плательщики страховых взносов представляют Расчет в территориальный орган ПФР по месту своего учета (письмо Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 01.03. 2010 N 422-19).

Закон N 212-ФЗ, в отличие от НК РФ, в котором способы передачи налоговой отчетности четко поименованы (п. 4 ст. 80 НК РФ), не устанавливает способ, которым расчет по форме РСВ-1 ПФР должен быть передан в ПФР. В Законе N 212-ФЗ говорится только об обязанности представить расчет в установленные сроки. При этом Закон N 212-ФЗ не содержат запрета на направление такой отчетности в орган ПФР в виде почтового отправления, нигде в Законе N 212-ФЗ не говорится о том, что расчет в ПФР (или ФСС РФ) должен быть представлен плательщиком взносов лично.

Более того, сама форма РСВ-1 предполагает возможность ее представления в орган ПФР с помощью почтового отправления. Так, титульный лист формы содержит раздел «Заполняется работником ПФР», который, в свою очередь, содержит сведения о дате представления расчета в орган ПФР. В примечании к форме РСВ-1 ПФР (***) сказано, что в данной графе «указывается дата представления расчета лично или через представителя, при отправке по почте — дата отправки почтового отправления с описью вложения, при представлении в электронном виде — дата отправки, зафиксированная транспортным (почтовым) сервером удостоверяющего центра».

На основании вышеизложенного считаем, что организация вправе представить в ПФР расчет по форме РСВ-1 по почте заказным, ценным письмом с описью вложения. В этом случае организация сможет в дальнейшем доказать, что отчетность ею фактически была представлена в установленные сроки.

Отметим, что в некоторых территориальных органах работники ПФР заявляют, что представление отчета по форме РСВ-1 ПФР с помощью почтового отправления неправомерно, и утверждают, что отчеты, представленные таким способом, приняты не будут. По нашему мнению, такая позиция сотрудников ПФ РФ противоречит нормам Закона N 212-ФЗ, и отчет, полученный по почте, территориальный орган ПФР принять обязан.

К сведению:

Кроме того, к сожалению, в настоящее время часто органы ПФР отказывают плательщикам страховых взносов в приеме отчетности только в бумажном виде, без электронной формы (файла в соответствующем формате, записанного на магнитный носитель). Такой отказ, на наш взгляд, также противоречит нормам Закона N 212-ФЗ, где не указано, что бумажная отчетность принимается только при наличии электронной копии.

Закон N 212-ФЗ предусматривает, что отчеты должны представляться в ПФР по установленным форматам в электронной форме с электронной цифровой подписью (в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи») только плательщиками страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 100 человек. Этот порядок распространяется и на вновь созданные организации (в том числе в результате реорганизации), у которых численность превышает 100 человек.

Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТГильмутдинов Дамир

Контроль качества ответа: Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТаудиторМонако Ольга

1 июля 2010 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Предлагаем страхователям воспользоваться возможностями телекоммуникационных каналов связи для представления формализованной отчетности в ПФР и обмена любыми неформализованными письмами в виде прикрепленных файлов, подписанных квалифицированной электронной подписью.

Включение организации в систему электронного документооборота ПФР (СЭД ПФР) позволит:

• Сократить время на сдачу отчетности.
• Получить по электронной почте протокол проверки (в случае наличия ошибок в переданных файлах).
• Получить подтверждение юридически значимого факта своевременной сдачи отчетности в ПФ.
• Исключить представление отчетности в бумажном виде.

Для того, чтобы стать участником электронного документооборота с ПФР, необходимо:

• Иметь почтовый ящик с Интернет-адресом.
• Заключить соглашение (договор) между страхователем и организацией, предоставляющей услуги удостоверяющего центра ЭП и поставляющей соответствующее программное обеспечение (на платной основе).
• Заключить Соглашение с Отделением ПФР об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи. Включение в систему ЭДО ПФР проводится на безвозмездной основе (бесплатно).
• Провести тестирование с ПФР.

Порядок заключения Соглашения между страхователем и ПФР:

• Страхователь заключает соглашение (договор) с организацией, предоставляющей услуги удостоверяющего центра ЭП и поставляющей соответствующее программное обеспечение (на платной основе).
• Страхователь готовит файл текста Соглашения с ПФР в электронном виде, воспользовавшись предложенным ниже бланком, при этом заполняются реквизиты своей организации. Наименование файла: «Соглашение. Регистрационный номер организации в ПФР», например: Соглашение. 063-005-000111 Формат файла – MSOfficeWord, расширение .doc.
• Используя программное обеспечение, предоставленное организацией – удостоверяющим центром направляет файл Соглашения в виде первой (тестовой) посылки, подписанной ЭП. Отправка осуществляется в виде прикрепленного неформализованного документа. При настройке программного обеспечения, в качестве реквизита номера соглашения с ПФР указывается условный номер, например 0000.
• Отделение ПФР, получив файл Соглашения регистрирует его и направляет страхователю тот же файл, подписанный электронной подписью должностного лица, в приложении указывается номер и дата Соглашения.

Получение страхователем от ПФР подписанного ЭП файла Соглашения означает, что система обмена информацией прошла успешную проверку, готова к обмену данными, подлинность сертификата ключа ЭП установлена.

Представление отчетности через уполномоченных представителей:

Для страхователей с малой численностью работающих и использующих услуги налоговых агентов для представления отчетности в ИФНС появилась возможность представления отчетности в ПФР через уполномоченных представителей. Взаимодействие страхователей, уполномоченных представителей и ПФР изложено во Временном порядке по привлечению уполномоченных представителей страхователей для представления отчетности в территориальные органы ПФР Новгородской области по электронным каналам связи с ЭЦП. Уполномоченные представители представляют в ПФР Список обслуживаемых страхователей.

Для реализации страхователями права осуществлять обмен электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Список аккредитованных удостоверяющих центров размещен на сайте Минкомсвязи России.

Шаблоны основных документов СЭД ПФР:

Соглашение между страхователем и ПФР

Соглашение между ИП и ПФР

Соглашение между уполномоченным представителем налогоплательщика — страхователем и ПФРДоговор поручения между страхователем и уполномоченным представителем-ЮЛ или ИП бессрочныйДоговор поручения между страхователем и уполномоченным представителем-ЮЛ разовыйДоверенность страхователя уполномоченному представителюСогласие работника на передачу персональных данных через уполномоченного представителяОбразец списка страхователей для уполномоченных представителей

Используемые источники:

• https://glavkniga.ru/situations/k502283
• https://nalog-nalog.ru/strahovye_vznosy/szvm/mozhno_li_szvm_otpravit_sdat_po_pochte/
• https://www.audit-it.ru/articles/account/tax/a39/244737.html
• http://www.pfrf.ru/branches/novgorod/info~strahovatelyam/internet